1. Suivi du kilométrage:
* Logbooks: Les employés conservent un journal de bord de tous les voyages, notant la date, le démarrage et la fin du kilométrage, le but du voyage et que ce soit pour les affaires ou pour un usage personnel. Il s'agit de la méthode la plus courante et la plus détaillée.
* Dispositifs de suivi GPS: Installées dans la voiture, ces appareils suivent automatiquement le kilométrage, le temps et l'emplacement, ce qui facilite la distinction des affaires de l'utilisation personnelle.
* Applications mobiles: De nombreuses applications permettent aux employés de enregistrer des voyages et du kilométrage, s'intégrant souvent avec des médecins généralistes pour des données précises.
2. Méthodes basées sur le temps:
* Taux fixe: Un montant défini est déduit du salaire de l'employé ou qui leur est facturé sur la base d'un pourcentage prédéterminé de la valeur de la voiture ou du nombre d'heures utilisées par la voiture pour un usage personnel.
* Taux flexibles: Sur la base d'un calcul qui prend en compte le coût estimé du carburant, de l'amortissement et d'autres dépenses, un taux variable est appliqué en fonction du type de voiture et de la quantité d'utilisation personnelle.
3. Combinaison de méthodes:
* Log de kilométrage + taux fixe: Les employés conservent un journal de bord et un montant défini est facturé en fonction du kilométrage personnel enregistré.
* GPS + Taux flexibles: Les données GPS sont utilisées pour suivre le kilométrage et un taux flexible est appliqué en fonction de l'utilisation personnelle suivie.
Facteurs à considérer:
* Politique de l'entreprise: Quelles sont les règles concernant l'utilisation personnelle des voitures d'entreprise? Y a-t-il des limites de kilométrage ou de temps?
* Implications fiscales: Comment l'utilisation personnelle affectera-t-elle l'imposition des prestations reçues par l'employé?
* Confidentialité des employés: Comment allez-vous équilibrer la nécessité de suivre l'utilisation personnelle avec des problèmes de confidentialité des employés?
* Coût et effort: Combien de temps et de ressources êtes-vous prêt à investir dans le suivi de l'usage personnel?
Conseils:
* Définissez clairement l'utilisation personnelle: Assurez-vous que tout le monde comprend ce qui constitue une utilisation personnelle (par exemple, les déplacements, les courses, les événements sociaux).
* Fournir des instructions claires: Expliquez comment enregistrer les voyages, suivre le kilométrage ou utiliser efficacement les appareils GPS.
* Avis réguliers: Passez en revue périodiquement les méthodes de suivi pour vous assurer qu'elles sont efficaces et équitables.
Rappelez-vous:
* L'objectif est de trouver une méthode exacte, juste et rentable pour votre entreprise.
* Communiquez clairement avec les employés de la politique de l'entreprise et de la façon dont l'utilisation personnelle est suivie.
* Tenez les enregistrements de toutes les données de suivi et calculs à des fins de conformité et d'impôt.
En fin de compte, la meilleure méthode pour mesurer l'utilisation personnelle d'une voiture d'entreprise dépendra de vos besoins et circonstances spécifiques.
