Le but du remboursement kilométrique est de couvrir les coûts qu'un employé engage lors de l'utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles, tels que le carburant, l'entretien et l'amortissement. Il encourage également les salariés à utiliser leur véhicule personnel pour leurs déplacements professionnels et contribue à réduire les dépenses de l'entreprise liées à la mise à disposition de véhicules appartenant à l'entreprise.
Voici comment fonctionne le remboursement du kilométrage pour un véhicule appartenant à l’entreprise :
1. Utilisation par les employés : Un employé utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, comme rendre visite à des clients ou assister à des conférences.
2. Déclarations de dépenses : L'employé tient un registre des kilomètres parcourus à des fins professionnelles et le signale à l'entreprise. Cela peut impliquer de soumettre un formulaire de remboursement de kilométrage ou d’utiliser une application mobile pour suivre le kilométrage.
3. Taux de remboursement : L'entreprise fixe un taux de remboursement kilométrique, qui peut être le taux kilométrique standard de l'IRS ou un taux personnalisé déterminé par l'organisation.
4. Calcul du remboursement : L'entreprise multiplie les miles déclarés par le taux de remboursement pour déterminer le montant total du remboursement.
5. Paiement à l'employé : L'entreprise rembourse à l'employé le montant calculé via son chèque de paie régulier ou un processus de remboursement distinct.
De cette façon, le salarié est indemnisé pour les dépenses engagées lors de l'utilisation de son véhicule personnel à des fins professionnelles sans que l'entreprise ait à fournir et entretenir un véhicule de société.
