Aider vos employés à réduire leurs dépenses de voiture

Comment aider vos employés à réduire leurs frais de voiture

Tout d'abord, pratiquer une conduite prudente est l'un des moyens les plus simples d'éviter différents accidents et tout investissement supplémentaire dans votre voiture : 

1. Ne vous laissez pas distraire sur la route. Évitez d'utiliser votre téléphone portable en conduisant et utilisez-le uniquement en cas d'urgence. Pullover si vous devez utiliser votre téléphone portable de toute façon.
2. Développez la bonne attitude vis-à-vis de la conduite. De nombreux accidents de voiture chez les adolescents sont le résultat de l'attitude et de la maturité, et non des compétences ou des connaissances. Engagez-vous envers vous-même à adopter une attitude responsable face à la conduite. Vous contrôlez plus de 3 000 livres de métal en mouvement rapide et vous vous devez à vous-même, à vos passagers et aux autres conducteurs de conduire de manière responsable.
3. Limitez votre conduite de nuit. Les accidents de nuit sont susceptibles de se produire 3 fois plus souvent.
4. Ne conduisez pas ivre. Même si vous n'avez consommé qu'une seule boisson, cela altère encore votre temps de réaction et votre jugement. Conduire sous l'influence de l'alcool ou de drogues peut non seulement vous coûter votre permis de conduire, mais aussi votre vie.
5. Conduisez un véhicule sûr. Achetez des voitures avec des cotes de sécurité élevées. Évitez les petites voitures, les camions ou les véhicules utilitaires sport. Consultez les statistiques fédérales et la documentation sur les rapports des consommateurs pour vous aider à évaluer la cote de sécurité d'une voiture ou d'un camion.
6. Portez toujours votre ceinture de sécurité.

Voici quelques conseils qui aideront vos employés à utiliser le carburant plus efficacement : 

1. Conduire à une vitesse qui optimise la consommation de carburant 
2. Accélérer progressivement pour éviter les surrégimes 
3. Garder les fenêtres fermées à grande vitesse 
4. Maintenir les pneus à des niveaux de gonflage optimaux 
5. Limiter le nombre de vos passagers. Chaque passager supplémentaire ajoute un risque supplémentaire d'accident de voiture.
6. Éviter les freinages brusques pour laisser la voiture s'arrêter naturellement 
7. Retirer les barres de toit lorsqu'elles ne sont pas utilisées 
8. Suppression de l'encombrement excessif de l'intérieur de la voiture pour réduire le poids 
9. En encourageant vos employés à garder leurs voitures aussi aérodynamiques et efficaces que possible, et à conduire de manière économe en carburant, ils n'auront pas besoin de faire le plein aussi souvent. Cela signifie également qu'ils auront également plus de carburant à utiliser à des fins autres que leur trajet domicile-travail.

 Remboursement automobile/kilométrique des employés

En tant qu'employé, vous devrez fournir un journal de kilométrage, des reçus d'essence et la documentation de tout autre reçu de dépenses autorisées lié à votre voiture. Il doit être détaillé, sinon votre signalement pourrait être rejeté car il pourrait être considéré comme frauduleux. Cela pourrait violer les politiques des employeurs, tout comme avec l'IRS.

Notre conseil est de configurer une application de suivi du kilométrage qui suit automatiquement votre conduite.

Que pouvez-vous faire en tant qu'employeur?

Fournissez à vos employés une allocation de voiture fixe, qui pourrait être de 500 $ par mois. Ce coût peut couvrir l'essence, les pneus et certains travaux d'entretien général de la voiture.

Programmes FAVR. Les employeurs remboursent les employés dans le cadre d'un programme de remboursement à taux fixe et variable (FAVR), dans lequel les employés sont remboursés pour les coûts fixes. Il peut s'agir de taxes, d'assurance et de frais d'immatriculation), ainsi que d'autres frais de véhicule tels que le carburant et l'entretien. Les remboursements sont exonérés d'impôt pour les employés en cas de respect de certaines exigences.

 Qu'en est-il des taxes ?

Les remboursements de kilométrage sont considérés comme non imposables tant qu'ils sont documentés et ne dépassent pas vos dépenses réelles. En tant qu'employeur, vous ne pouvez pas payer directement des services de voiture comme l'entretien sans payer d'impôts. Les dépenses comme les péages, qui sont directement liées aux dépenses de transport d'affaires, peuvent être remboursées sans imposition. Assurez-vous d'avoir tous les reçus, et tout va bien.

Si un employeur ne rembourse pas les frais de voiture, vous avez alors la possibilité de proposer de réduire le salaire en échange d'un remboursement, car le remboursement sera à l'abri de l'impôt si les dépenses sont documentées de manière appropriée. Alternativement, vous pouvez négocier un salaire plus élevé pour tenir compte de la charge fiscale supplémentaire en vertu de la nouvelle loi fiscale.

Selon l'IRS, malgré la suspension de diverses déductions détaillées, les déductions pour les dépenses déductibles dans la détermination du revenu brut ajusté ne sont pas suspendues. Par exemple, les membres d'une composante de réserve des Forces armées des États-Unis (Forces armées), les fonctionnaires des États ou des administrations locales payés sur la base d'honoraires et certains artistes du spectacle ont le droit de déduire les frais de déplacement non remboursés des employés à titre d'ajustement du revenu total. sur la ligne 24 de l'annexe 1 du formulaire 1040 - 3 - (2018), et non comme une déduction détaillée sur l'annexe A du formulaire 1040 (2018), et peut donc continuer à utiliser le taux de kilométrage standard des entreprises.