Certains d'entre nous possèdent ou travaillent pour de petites entreprises et il est inévitable que cela nous oblige à faire plus que simplement nous présenter au travail. Il se peut qu'on vous demande de faire des courses, d'aller à des réunions ou à d'autres activités qui se tiennent hors site. En règle générale, l'utilisation de véhicules personnels pour le travail ne nécessite qu'un peu plus que de l'essence. Cela devrait convenir si vous ne devez le faire que de temps en temps. Mais l'utilisation régulière de véhicules personnels pour le travail pour les courses professionnelles, les réunions avec les clients ou d'autres déplacements entre les sites de l'entreprise aura plus de choses à prendre en compte.
Si vous utilisez votre véhicule à d'autres fins que pour vous rendre au travail et en revenir, vous devez être conscient de toutes les exigences en matière d'assurance afin d'éviter des problèmes. Une assurance commerciale peut être nécessaire selon le type d'utilisation et la quantité de conduite requise. Votre assurance automobile personnelle, à une exception près, peut être suffisante pour couvrir l'utilisation professionnelle légère de votre véhicule personnel ; mais, vous ne devriez jamais supposer que vous êtes protégé sans d'abord vérifier auprès de votre compagnie d'assurance. Si vous êtes arrêté par les flics, cela vous aidera à échapper aux maux de tête des réclamations refusées et des énormes citations pour une couverture d'assurance insuffisante.
Toute entreprise qui autorise ou oblige les travailleurs à utiliser leur véhicule personnel à des fins professionnelles doit soit obtenir une couverture louée et non détenue séparément, soit l'ajouter à une police automobile existante. La couverture des non-propriétaires protège les véhicules appartenant aux employés mais exploités pour le compte de l'entreprise, tandis que la couverture louée protège les véhicules qui n'appartiennent pas à l'entreprise ou au conducteur. Ces assurances complètent la police auto personnelle du conducteur, qui est normalement activée en premier en cas d'accident. Ces assurances assurent souvent uniquement l'entreprise, et non l'automobile ou le conducteur, pour des primes annuelles peu élevées.
L'assurance responsabilité civile pour les véhicules n'appartenant pas à vous et loués couvre les dommages corporels et matériels causés par un véhicule que vous louez (y compris les véhicules loués ou empruntés) ou par des véhicules n'appartenant pas à vous (véhicules appartenant à des tiers, y compris les véhicules appartenant à des employés). Cette couverture est normalement ajoutée à une police de véhicule d'entreprise, mais si les entreprises n'en ont pas, elle peut être ajoutée à votre police de responsabilité civile générale. Il protège une entreprise si elle est jugée légalement responsable à la suite d'un accident d'automobile causé par des propriétaires d'entreprise ou un employé alors qu'il était au service de l'entreprise dans un véhicule de location ou n'appartenant pas à l'entreprise.
La quantité de conduite nécessaire à des fins professionnelles doit être soigneusement étudiée. Vous augmentez l'usure de votre véhicule et consommez plus de carburant pendant vos déplacements. Cela peut nécessiter plus d'entretien, comme le remplacement des pneus, les vidanges d'huile et les mises au point, entre autres. La majorité des entreprises ne vous paient pas pour l'usure de votre véhicule qui se produit pendant qu'il est utilisé pour les affaires. Avant de décider d'utiliser votre propre véhicule à des fins professionnelles, vérifiez auprès de votre employeur s'il rembourse le kilométrage ainsi que l'usure normale.
Si un employé est obligé d'utiliser son propre véhicule pour des activités liées au travail, l'employeur est tenu de l'indemniser pour les dépenses liées au véhicule en vertu du California Labour Code 2802. Les trajets domicile-travail ne sont pas inclus.
Un employeur peut payer un employé pour les frais de véhicule de trois façons. Selon les taux de kilométrage standard de l'IRS, l'employeur doit indemniser l'employé à un taux de 0,54 $ par mile parcouru lorsqu'il utilise la méthode de remboursement du kilométrage. Chaque mile parcouru par l'employé doit être enregistré et signalé à son entreprise. Le carburant, l'entretien, l'assurance, l'immatriculation et l'immatriculation ainsi que tous les autres frais liés à l'exploitation du véhicule sont couverts par ce remboursement. La directive actuelle sur le remboursement du kilométrage varie de 50,5 cents à 58,5 cents par mile.
La deuxième méthode, la méthode des dépenses réelles, est une approche permettant de suivre les coûts exacts de l'utilisation de véhicules personnels à des fins professionnelles. Bien que cette méthode soit assez exacte, elle est moins généralement utilisée en raison de la difficulté et du temps nécessaires à son calcul.
La méthode du paiement forfaitaire est une méthode de paiement unique dans laquelle un employeur verse une somme forfaitaire à un employé pour les frais de voiture et n'exige pas que l'employé documente les kilomètres parcourus à des fins professionnelles. Selon le California Labour Code 2802, le montant forfaitaire doit couvrir les dépenses réelles lors de l'utilisation de véhicules personnels pour le travail. Vous pouvez facilement faire vos propres recherches pour votre code du travail local.
Lorsque la saison des impôts arrive, la plupart des personnes utilisant des véhicules personnels pour le travail choisissent de déduire leur kilométrage plutôt que des dépenses détaillées. S'il s'agit de votre première année avec le véhicule, vous voudrez peut-être prendre des notes et conserver les reçus à l'appui de l'une des trois méthodes, puis décider à la fin de l'année quelle est la meilleure option.
Vous serez tenu responsable si vous utilisez votre véhicule personnel pour transporter des choses commerciales. Dans certaines situations, il peut être judicieux d'assurer vos articles pendant qu'ils sont en transit. Même si votre entreprise n'exige pas que vous assuriez le transport des produits, il peut être dans votre intérêt de vous protéger contre les dommages ou les pertes. Tout peut arriver lorsque vous conduisez, et vous souhaiterez peut-être éviter d'avoir à remplacer ou à réparer des biens endommagés ou perdus.
Pour déterminer s'il vaut la peine d'utiliser des véhicules personnels pour le travail, discutons des différents avantages et inconvénients que cela implique :
Si vous envisagez d'utiliser votre voiture pour le travail, il y a quelques avantages à considérer.
Avantages fiscaux
Tous les facteurs ne sont pas défavorables. Les déductions fiscales sont un avantage de conduire votre véhicule personnel pour les affaires. Vous pouvez demander une déduction fiscale pour le nombre de miles parcourus à des fins professionnelles uniquement. Même si vous habitez loin de votre lieu de travail, vous ne pouvez pas réclamer de frais de voiture pour vous déplacer entre votre domicile et votre lieu de travail ou vice versa. Si votre entreprise vous indemnise pour les mêmes frais, vous ne pouvez pas les réclamer sur votre déclaration de revenus. Réclamez-le uniquement si vous l'avez payé de votre poche.
Les déductions pour véhicules liées au travail sont un type de déduction fréquent qu'il n'est pas difficile de réclamer de manière appropriée. Si vous voyagez pour affaires tout au long de la journée ou de la nuit, si vous vous rendez en voiture à des conférences ou à des réunions liées au travail qui ne se déroulent pas sur votre lieu de travail habituel, ou si vous voyagez entre deux lieux de travail si aucun n'est votre domicile, vous pouvez déduire les frais de voiture.
Il en va de même si vous conduisez de chez vous à un lieu de travail qui n'est pas votre lieu de travail habituel, puis rentrez chez vous, ou si vous conduisez de chez vous à un lieu de travail qui n'est pas votre lieu de travail habituel, puis revenez à votre lieu de travail habituel. lieu de travail ou directement chez vous. Vous pouvez également réclamer des frais d'automobile si vous travaillez sur plusieurs sites chaque jour et devez conduire entre eux avant de rentrer chez vous, ou si vous devez transporter des objets ou de l'équipement volumineux ou lourds vers et depuis le travail et que vous ne pouvez pas les entreposer au travail.
Sur une base annuelle, l'IRS publie le taux de kilométrage standard. Le montant que vous pouvez déduire en 2021 est de 56 cents par mile, contre 57,5 cents par mile en 2020. Si vous avez parcouru 4 500 miles en 2020, par exemple, votre déduction sera de 2 587,50 $.
Vous ne pouvez pas déduire les dépenses réelles du véhicule telles que l'entretien, les réparations, l'essence, les vidanges d'huile, l'assurance, les paiements de location et l'amortissement si vous utilisez l'approche conventionnelle du taux de kilométrage. Ces dépenses sont déjà prises en compte dans le taux de kilométrage IRS. Seules les dépenses non incluses dans le tarif kilométrique régulier, telles que les intérêts sur le prêt de votre véhicule (au prorata entre l'utilisation professionnelle et personnelle), les frais de stationnement et les péages pour les trajets professionnels, sont déductibles.
Une autre façon, comme mentionné, est de faire la méthode des dépenses réelles. Ceci est basé sur les dépenses de voiture réelles que vous avez engagées. L'essence, les vidanges d'huile, les pneus, les lavages de voiture, les assurances, les frais d'immatriculation, les paiements de location et l'amortissement sont tous inclus dans ce chiffre.
Voyagez confortablement
Pour certaines personnes, apprendre à conduire une voiture neuve peut être difficile, et être sous la pression de conduire une voiture qui n'est pas la leur peut être stressant. Ils peuvent donc vouloir effectuer des courses professionnelles dans leur véhicule personnel plutôt que dans un véhicule de société.
Se rendre au travail avec leur voiture personnelle leur permet également d'emmener leurs enfants, leur partenaire ou d'autres membres de la famille. Vous pouvez même les déposer sur le chemin du travail et passer du temps de qualité avec eux lors de vos déplacements.
Inconvénients de l'utilisation de véhicules personnels pour le travail
En attendant, les inconvénients de conduire pour le travail comprennent les points suivants à prendre en compte.
Vous pourriez avoir besoin d'une couverture d'assurance supplémentaire si vous utilisez votre voiture à des fins professionnelles plus de 50 % du temps. Votre assureur automobile classera votre véhicule comme un véhicule utilitaire. Cela implique que vous aurez besoin d'une couverture de véhicule d'affaires sur votre police d'assurance. Si tel est le cas, il peut être intéressant d'utiliser une voiture de travail ou d'acheter votre véhicule par l'intermédiaire de votre entreprise, si vous en possédez une.
Vous mettez un kilométrage supplémentaire sur votre voiture. Les miles sont des miles, qu'ils soient personnels ou professionnels, et les véhicules ont une durée de vie limitée. Lorsque vous conduisez votre automobile à la fois pour les affaires et pour le plaisir, vous parcourrez plus de kilomètres que vous ne le feriez autrement, ce qui réduira sa durée de vie.
En fin de compte, que vous utilisiez votre propre véhicule pour les affaires, que vous louiez une voiture de société ou que vous achetiez votre propre véhicule en tant qu'actif commercial, cela dépend de vos goûts et de votre utilisation. Si vous conduisez beaucoup pour affaires, cela vaut probablement la peine d'utiliser une voiture de société qui est également couverte par une police d'assurance d'entreprise. Consultez votre employeur, votre comptable et votre compagnie d'assurance pour déterminer la meilleure option pour vous.
L'article 179 de l'Internal Revenue Code des États-Unis permet aux propriétaires d'entreprise de bénéficier d'une déduction immédiate des dépenses pour l'acquisition d'équipement commercial amortissable plutôt que de capitaliser et d'amortir l'actif au fil du temps. Si la pièce d'équipement est acquise ou financée et que la totalité du prix d'achat est éligible à la déduction, la déduction de l'article 179 peut être appliquée.
Les voitures particulières, les VUS lourds, les camions et les camionnettes qui sont utilisés au moins 50 % du temps pour des raisons professionnelles sont éligibles à la déduction fiscale de l'article 179. Un service de nettoyage de piscine, par exemple, peut déduire le coût d'une nouvelle camionnette utilisée pour transporter les clients vers et depuis leur domicile.
Vous devez cependant être conscient de l'existence de la Luxury Automobile Limitation. Il s'agit d'une limite annuelle sur la quantité d'amortissement qui peut être prise sur une voiture de luxe utilisée pour les affaires. Cette somme est corrigée de l'inflation chaque année. Des restrictions sur les voitures de luxe sont en place pour limiter le type et le montant d'argent dépensé pour les véhicules de luxe par les sociétés à des fins fiscales.
Les voitures de luxe sont divisées en différentes catégories, chacune avec son propre plan d'amortissement. Il est crucial de noter que l'IRS utilise le terme «véhicule de luxe» de manière vague, le définissant comme un véhicule à quatre roues qui est principalement utilisé sur les routes publiques et dont le poids brut à vide est de 6 000 livres ou moins. 4 Il ne fait pas référence à un modèle de voiture spécifique. Il existe également des restrictions distinctes pour les gros VUS, les fourgonnettes et les camionnettes.
Que vous utilisiez des véhicules personnels pour le travail uniquement ou à des fins personnelles et professionnelles, pensez à tout ce que cela implique. Vérifiez auprès de votre fournisseur d'assurance pour voir s'il y a des exigences. Vérifiez auprès de votre entreprise si elle a des programmes de remboursement ou des besoins en matière d'assurance responsabilité. Si vous avez l'intention d'utiliser le véhicule pour votre propre entreprise, il serait peut-être préférable d'acheter un véhicule destiné uniquement à un usage professionnel.
La nature des activités de l'entreprise, telles que la livraison de marchandises vendues directement au domicile des clients, recommande fréquemment que l'équipage soit composé d'employés disposant de leur propre moyen de transport, comme un véhicule ou une moto. L'employeur, en revanche, ne peut pas disposer des biens d'un employé avec force et sans indemnité.
